Mi Guía Definitiva tras 5 Años de Experiencia: Cómo Dominar tu Inventario en Shopify

La Pregunta Clave en la Gestión de Inventario: ¿Qué es Peor, Demasiado Stock o Demasiado Poco?

Todo dueño de una tienda Shopify conoce esta batalla interna: el miedo a comprar demasiado y bloquear el flujo de caja, contra el miedo a comprar muy poco y perder ventas. Es un juego entre la ansiedad y la ambición. La respuesta, basada en mi experiencia y la de cientos de otros comerciantes, es clara:

Perder ventas por falta de stock es casi siempre peor.

Un overstock es un problema de flujo de caja que puedes solucionar activamente. Una oportunidad de venta perdida y un cliente decepcionado son un daño invisible que, a largo plazo, afecta más a tu marca.

El Costo Real de "Quedarse sin Stock" (Stockout)

Cuando un producto popular se agota, el daño es mucho mayor que solo la pérdida de ingresos de esa única transacción. Los verdaderos costos son:

Pierdes al cliente: El comprador se frustra y se va, a menudo directo a la competencia. No solo perdiste la venta, sino también la oportunidad de crear una experiencia de marca positiva y ganar un cliente fiel.

Quemas presupuesto de marketing: Inviertes plata en Google Ads, Facebook o Instagram para llevar tráfico cualificado a una página de producto donde no se puede comprar. Pagas para decepcionar a clientes potenciales.

Dañas tu marca: Si tus best-sellers están constantemente agotados, eso indica mala planeación y poca fiabilidad.

La Oportunidad Oculta en el Exceso de Inventario (Overstock)

Tener demasiados productos guardados se siente como una catástrofe. Tu plata está amarrada en cajas en la bodega, en vez de estar en el banco. Pero, en realidad, esto es un problema que se puede solucionar y una oportunidad para actuar proactivamente.

Estrategia 1: Campañas de Descuento Dirigidas

En vez de esperar que los productos que no se mueven se vendan solos, toma las riendas.

Identifica con precisión los productos con baja velocidad de venta y alto inventario. Crea una campaña de email marketing o una acción en redes sociales dirigida que ofrezca exactamente esos productos con un descuento atractivo, para liquidar el stock rápidamente y liberar flujo de caja. Herramientas como Kiwibot te pueden ayudar a identificar estos productos "lentos" en cuestión de segundos.

Estrategia 2: Vender al Punto de Equilibrio para Liberar Flujo de Caja

A veces, el objetivo no es ganar, sino no perder plata. Vende un artículo a su costo real. Pero ojo: el costo de entrada no es solo el precio que le pagas a tu proveedor. Debes incluir costos de envío, impuestos, tarifas de transacción y empaque.

Si conoces el verdadero precio mínimo, puedes vender el artículo sin perder plata. Esto tiene dos efectos positivos:

1. Obtienes flujo de caja inmediato que puedes reinvertir en tus best-sellers.
2. Tus clientes tienen una experiencia supremamente positiva (hicieron un verdadero "gangazo"), lo que aumenta la probabilidad de que abran futuros correos y te vuelvan a comprar.

Para determinar tu precio mínimo exacto sin pérdidas, necesitas una contabilidad de costos clara. Kiwibot te ayuda a calcular la rentabilidad por pedido para que tomes estas decisiones basadas en datos concretos.

Consejo de Experto: Usa los descuentos de forma estratégica y no muy seguido. Si acostumbras a tus clientes a esperar ofertas constantemente, comprarán menos a precio full.

La Fórmula para Nunca Más Adivinar: Cómo y Cuándo Hacer un Pedido de Compra

Una gestión de inventario exitosa no se basa en el "feeling", sino en una fórmula sencilla pero extremadamente efectiva.

Paso 1: Calcula tu "Lead Time" Total (Tiempo de Entrega)

El tiempo de entrega es el tiempo total desde el momento en que decides comprar hasta que el artículo está listo para vender en tu bodega. Sé súper honesto aquí y suma todo:

• Tiempo que te toma crear y enviar la orden de compra.
• Tiempo de producción o alistamiento por parte de tu proveedor.
• Tiempo de transporte hasta tu bodega.
• Tiempo para la entrada de mercancía (desempacar, revisar, almacenar). Muchos olvidan este último paso, pero es clave.

Lead Time Total = [SUMA DE TODOS LOS DÍAS]

Paso 2: Conoce tu Velocidad de Venta

Analiza cuántas unidades de un producto vendes en promedio al día. Este es tu indicador de consumo más importante.

Velocidad de Venta = [UNIDADES VENDIDAS / DÍA]

Paso 3: Calcula tu Punto de Reorden (Stock Mínimo)

Este es el número mágico. El nivel de inventario al que, cuando llegues, debes activar de inmediato un nuevo pedido de compra para evitar quedarte sin stock.

Punto de Reorden = Lead Time Total (en días) x Velocidad de Venta (por día)

Ejemplo Práctico: Todo tu proceso de abastecimiento (Lead Time) dura 15 días. Vendes 10 unidades al día. Tu Punto de Reorden es 150 (15 días x 10 unidades/día). Apenas tu inventario baje a 150 unidades, debes pedir.

Paso 4: Define la Cantidad a Pedir

La cantidad mínima a pedir es la que necesitas para cubrir el tiempo de entrega (en nuestro ejemplo, 150 unidades). A esta cantidad le sumas el stock que quieres tener para el siguiente ciclo de ventas (por ejemplo, para los próximos 30, 60 o 90 días). Qué tan grande sea este "colchón" depende de tu flujo de caja y las condiciones de pago con tu proveedor (tip: pide plazos de pago de 30 o 60 días para cuidar tu liquidez).

Intuición vs. Datos: Cuándo Puedes Confiar en tu "Feeling" (y Cuándo No)

Después de años en el día a día del e-commerce, uno desarrolla un "feeling". Puede ser valioso, pero solo si lo usas bien.

Donde la Intuición Falla: En la Ponderación del Producto

Nunca uses tu intuición para definir la cantidad a pedir de productos individuales. Es humano tener una opinión inconsciente y personal sobre los productos. Quizás amas un producto en el que invertiste mucho desarrollo, o quizás otro personalmente no te gusta. Esta parcialidad te llevará inevitablemente a decisiones erradas. Yo mismo he vivido cómo productos que pensé "nadie va a comprar esto" se volvieron best-sellers. La distribución de los productos en tu pedido debe basarse puramente en datos estadísticos de ventas.

Donde la Intuición Ayuda: En el Ajuste General

Tu intuición es valiosa cuando evalúas la situación general. Deja que una herramienta como Kiwibot te genere una lista de compras completa basada en datos. Digamos que el sistema recomienda un pedido total de 2.000 unidades para Black Friday.

Ahora sí puedes usar tu intuición: "Este año, los clientes se sienten más cautelosos. Nuestro Costo de Adquisición de Cliente (CAC) es más alto y la tasa de conversión un poco más baja. Voy a recortar la cantidad total sugerida por los datos en un 15%".

Así, ajustas la cantidad total porcentualmente, pero no la distribución de los productos individuales entre sí.

Planeación Avanzada: Cómo Afrontar Temporadas Altas como Black Friday

En épocas de alto volumen como Black Friday, las reglas son otras. Tus números de ventas normales son irrelevantes.

El Método del Ratio (La Relación):

1. Analiza el año anterior: Compara las ventas de un mes normal (ej. octubre) con las del mes de la campaña (noviembre). Si vendiste 100 unidades en octubre y 500 en noviembre, tu relación es 5x.

2. Aplica la relación al año actual: Si tu promedio mensual actual es de 200 unidades, tu pronóstico basado en datos para el próximo noviembre es 200 x 5 = 1.000 unidades. Que esta cifra tan alta no te asuste; confía en los datos del pasado.

Señales de Alerta (Cuándo Debes Ser Cauteloso):

Ajusta tu pronóstico ligeramente a la baja si este año notas un Costo de Adquisición de Cliente (CAC) significativamente más alto, una tasa de conversión más baja o una disminución en el Valor Promedio del Pedido (AOV).

Tip de Experto (por experiencia): En eventos de ventas de varios días (como el fin de semana de Black Friday), muchos clientes van primero a las tiendas físicas. Es posible que tus ventas online solo repunten hacia el final de la promoción. No te asustes si los primeros días son lentos.

¿Cuándo Dejar Excel? El Límite de la Gestión Manual

Según mi experiencia, puedes manejar tu inventario manualmente en Excel si cumples con los siguientes tres criterios:

1. Menos de 50 productos/variantes (SKUs).
2. Menos de 200 pedidos al mes.
3. Una sola bodega.

Tan pronto como superes uno de estos puntos, la gestión manual se convierte en un trabajo de tiempo completo lleno de riesgos. Especialmente con varias bodegas, un software es indispensable. De lo contrario, te arriesgas constantemente a entregas divididas para un solo pedido del cliente. El resultado: clientes insatisfechos que reciben dos paquetes y dobles costos de envío que acaban con tu margen.

Los datos no mienten. Para escalar realmente tu negocio de e-commerce, debes tomar el control de tus números y usar las herramientas adecuadas para ello.